De 6 väsentliga interna kommunikationsverktygen

det finns många verktyg på marknaden idag för intern kommunikation. Behöver vi verkligen alla? Hur utvärderar vi vilka produkter vi behöver och när?

intern kommunikation är en stor term. Det hänvisar till all kommunikation som pågår inom en organisation. Och det är viktigt.

oavsett vilken storlek din organisation är eller vad den gör, är kommunikation avgörande för planering, byggande av kapacitet och kompetens, verksamhet, produktivitet och inte mindre brådskande för att anpassa team och bygga den typ av företagskultur som uppnår och upprätthåller excellens i alla saker.

bra kommunikation gör stor skillnad i ett företag. Det är starkt korrelerat med anställdas engagemang, lyhördhet, produktivitet och framgång. För att ha en bra kommunikationsmiljö behöver du rätt verktyg, rätt avsikter och rätt vanor.

att använda fel verktyg för jobbet slösar bort tid, frustrerar människor och skickar dem till nästan alla alternativ – vanligtvis e-post, eller värre, externa konsumentverktyg som inte är sanktionerade av det, vilket skapar silor av data som går vilse över tiden. Vi kommer inte ens att beröra de säkerhetsproblem som skapas på det sättet.

rätt verktyg

vilken typ av verktyg behöver du för bra intern kommunikation? Det finns (för) många available.In din organisation, du har en mängd olika typer av kommunikation.

du kommer att ha meddelanden för hela organisationen, du kommer att ha teambaserat samarbete, Du kommer att ha process-och statuskommunikation, och du kommer att ha den typ av konstant daglig murmur och buzz som definierar och upprätthåller en organisation och ett samhälle.

dessa olika typer av kommunikation kräver verkligen olika, om ofta överlappande funktioner. Här är en snabb titt på vilka typer av verktyg du vill ha och varför.

1. Strömmar

en ström är en fri form, öppen deltagande forum för korta uppdateringar. Twitter är den mest kända offentliga strömmen, och jag är ett stort fan. Inuti organisationen hjälper strömmar människor att hålla kontakten med organisationens atmosfär. De hjälper människor att” träna högt”, ställa frågor och låta folk veta vad som händer. En stor användning för strömmar är kollegor ringer ut kollegor för bra arbete. En ström hjälper till att hålla en livlig gemenskap av kamrater anslutna.

i större organisationer vill du se till att du har möjlighet att filtrera strömmen så att volymen av inlägg inte är överväldigande och individer kan fokusera på det som är intressant för dem.

2. Chat

om du har använt Instant Messenger eller Skype, då vet du varför chatt är till hjälp för snabb 1-1 eller liten grupp kommunikation. Det är ett bra sätt att checka in på ett problem: ”Hej, Jules, om vi går med Acme, orsakar det några problem för dig?”eller” Jim, kan vi flytta mötet till 3?”eller” Chris, vad tycker du om detta utkast?”. Chatt är ett bra ställe för snabb, fri kommunikation och feedback. Men medan du kan dela dokument är Chatt en mycket dålig plats att få och hålla ordning eller distribuera dokument.

3. Nyheter

Nyheter är hjärtat i organisationen. Det betyder att alla har en gemensam kontaktpunkt med organisationen. Det hjälper människor att känna sig anpassade kring en gemensam uppsättning villkor och prioriteringar. Det är en perfekt plats för ledarskap att ses och höras. Det är ett bra ställe att fira stora vinster och se till att alla vet vad prioriteringarna går framåt. Nyheter är så mycket bättre än e-post för detta av så många skäl. En bra nyhetsfunktion är visuell och stöder diskussion och Q&A. Du kan se hur populärt det är av hur många som har läst det.

en bra nyhetsfunktion låter dig kommunicera viktiga saker till undergrupper av organisationen också, så att du inte behöver borra kundservice med den nya försäljningskvoten strategi, eller marknadsföring med den nya underhållsplanen.

4. Dokumentdelning och bibliotek

mycket arbete publiceras som ett dokument, presentation, kalkylblad, video eller någon annan typ av innehåll. Och dessa dokument skapas vanligtvis av team av människor som arbetar tillsammans. Andra människor kommer att behöva dessa dokument någon gång nu eller i framtiden.

oavsett om du letar efter policyer, procedurer, arbetsbeskrivningar, affärsplaner eller marknadsföringskampanjer, behöver du ett bibliotek. Det här är platsen att när ett team är klart att skapa ett dokument, och intressenterna har alla godkänt det, kan det betecknas som den slutliga referensen.

ett bra bibliotek har både behörigheter och versionskontroll så att du alltid vet att du har rätt personer som tittar på rätt dokument.

5. Team spaces

Team spaces är avsedda att hjälpa team att samarbeta och få arbete gjort. Team måste bilda, organisera sig, samla resurser och arbeta, iterera och förfina sitt arbete och leverera det arbetet.

i allmänhet inkluderar utrymmen som är utformade för att stödja Team någon form av chatt och dokumentdelning. Detta gör det möjligt för team att prata saker och utveckla innehåll tillsammans. Avancerade teamutrymmen kan innehålla kalendrar, och några kommer också att innehålla uppgiftshantering. Det bör dock noteras att de bättre ärendehanteringsverktygen tenderar att vara punktlösningar – verktyg som säljs separat och inte är integrerade med andra viktiga funktioner eller plattformar.

Teamutrymmen kan användas för specifika projekt, eller ibland det pågående arbetet med permanenta Team. Marknadsföringsteamet kan till exempel ha flera projektutrymmen och ett globalt teamutrymme för att planera och kommunicera på en högre nivå.

6. Ärendehantering

den nuvarande generationen av ärendehanteringsverktyg är en stor lättnad för alla som någonsin använt Microsoft Project. Problemet som kvarstår är dock att få av dessa är väl integrerade i andra verktyg och har en tendens att bli sina egna silor.

du behöver förmodligen alla dessa verktyg av olika skäl vid olika tidpunkter. De kommer att användas olika av olika människor, men de är alla viktiga. Problemet du behöver undvika är att förvandla var och en till sin egen kommunikationssilo. Du vill ha antingen en lösning som täcker allt och gör det bra, eller du behöver ett par lösningar som passar ihop sömlöst. Du måste kunna ha en enda profil för användare. Du behöver enkel inloggning, och en enda sökning för att hitta vem och vad du letar efter.

intresserad av de bästa interna kommunikationsverktygen?

matchande verktyg till behov

här är en tabell som tittar på problemet tvärtom. Med tanke på de olika kommunikationsbehov som människor har i din organisation, Hur fyller du dem bäst?

rätt verktyg beror vanligtvis på omständigheter, vilket ofta betyder bedömning, eller som vi nämnde tidigare, goda vanor.

lite om vanor och avsikter

som vi sa i början beror god kommunikation på tre saker. Rätt verktyg, rätt avsikter och rätt vanor. Jag kommer att ta upp vanor och avsikter mycket kort här. God kommunikation beror på en genuin önskan om öppenhet, samarbete och meningsfulla relationer. Mindre avsikter leder till mindre kommunikation.

vanor är svårare. Bra kommunikation beror på tydliga, delade förväntningar om vad som kommuniceras, när och var. Detta säkerställer att jag delar vad som behöver delas och lyssnar på vad som behöver lyssna på. Goda kommunikationsvanor säkerställer att människor har en gemensam förståelse för hur vi arbetar tillsammans. Det här gör att fantastiska lag verkar så enkelt samordnade och genomsyrade av ”rätt saker”.

de flesta vanor tar tid att bygga och utveckla. När en gemenskap av människor bygger starka, delade vanor, de blir en viktig del av kulturen. En bra stark kultur och goda starka vanor är viktiga bidragsgivare till goda starka vinster. De rätta verktygen hjälper till att få dessa vanor och avsikter att känna sig naturliga och universella för alla i organisationen.