As 6 ferramentas essenciais de comunicação interna

existem muitas ferramentas no mercado de hoje para as comunicações internas. Precisamos mesmo de todos eles? Como avaliamos os produtos de que precisamos e quando?As comunicações internas são um termo importante. Refere-se a toda a comunicação que acontece dentro de uma organização. E é importante.

não importa o tamanho de sua organização, ou o que ela faz, a comunicação é essencial para o planejamento, construção de capacidades e competências, operações, produtividade, e não menos urgente para alinhar equipes, e construir o tipo de cultura corporativa que atinge e sustenta a excelência em todas as coisas.As grandes comunicações fazem uma grande diferença numa empresa. Está altamente correlacionada com o engajamento dos funcionários, capacidade de resposta, produtividade e sucesso. Para ter um grande ambiente de comunicação, você precisa das ferramentas certas, das intenções certas e dos hábitos certos.

usando a ferramenta errada para o trabalho perde tempo, frustra as pessoas, e envia – as correndo para quase qualquer alternativa-geralmente E-mail, ou pior, ferramentas externas de consumo não sancionadas por ele, criando silos de dados que se perdem ao longo do tempo. Nem vamos falar das questões de segurança que são criadas dessa forma.

as ferramentas certas

que tipo de ferramentas você precisa para uma grande comunicação interna? Há (muito) muitos available.In sua organização, você terá uma grande variedade de tipos de comunicações.

você terá anúncios para toda a organização, você terá Colaboração em equipe, você terá comunicações de processo e status, e você terá o tipo de murmúrio e zumbido diários constantes que define e sustenta uma organização e uma comunidade.

esses diferentes tipos de comunicações realmente requerem capacidades diferentes, se muitas vezes sobrepostas. Aqui está um rápido olhar para o tipo de ferramentas que você vai querer e por quê.

1. Streams

a stream is a free-form, open-participation forum for short updates. O Twitter é o fluxo público mais conhecido, e eu sou um grande fã. Dentro da organização, os fluxos ajudam as pessoas a manterem-se ligadas à vibração da organização. Eles ajudam as pessoas a “trabalhar em voz alta”, a fazer perguntas, e a deixar as pessoas saberem o que está a acontecer. Um grande uso para córregos é colegas chamando-out colegas para um grande trabalho. Um riacho ajuda a manter uma vibrante comunidade de pares conectados.

Em organizações maiores, você vai querer certificar-se de que você tem a capacidade de filtrar o fluxo, de modo que o volume de posts não é esmagadora, e os indivíduos podem se concentrar no que é interessante para eles.

2. Chat

se usou o Instant Messenger ou o Skype, então sabe por que o chat é útil para uma comunicação rápida de 1-1 ou de pequenos grupos. É uma boa maneira de verificar um problema: “Jules, se formos com o Acme, isso causa algum problema para ti?”ou” Jim, podemos mudar a reunião para as 3?”ou” Chris, O que achas deste rascunho?”. Chat é um ótimo lugar para comunicação rápida e gratuita e feedback. Mas, enquanto você pode compartilhar documentos, o chat é um lugar muito pobre para ficar organizado ou distribuir documentos.

3. Notícias é o coração da organização. Significa que todos têm um ponto de contacto comum com a organização. Ajuda as pessoas a sentirem-se alinhadas em torno de um conjunto comum de condições e prioridades. É um lugar perfeito para a liderança ser vista e ouvida. É um ótimo lugar para celebrar grandes vitórias e certificar-se de que todos sabem quais as prioridades estão indo para a frente. Notícias é muito melhor do que e-mail para isso por tantas razões. Uma boa notícia é visual e suporta discussão e Q & A. Você pode ver o quão popular é por quantas pessoas o leram.

uma boa notícia irá permitir que você comunique coisas importantes para subconjuntos da organização também, de modo que você não precisa suportar o serviço ao cliente com a nova estratégia de quotas de vendas, ou marketing com o novo plano de manutenção.

4. Document sharing and library

a lot of work is published as a document, presentation, spreadsheet, video or some other kind of content. E esses documentos são geralmente criados por equipes de pessoas trabalhando juntas. Outras pessoas precisarão desses documentos agora ou no futuro.Se está à procura de políticas, procedimentos, descrições de funções, planos de negócios ou campanhas de marketing, o que precisa é de uma biblioteca. Este é o lugar onde quando uma equipe é feita a criação de um documento, e todas as partes interessadas o aprovaram, ele pode ser designado como a referência final.

uma boa biblioteca terá permissões e controle de versões, então você sempre sabe que você tem as pessoas certas olhando para os documentos certos.

5. Espaços de equipe

espaços de equipe são destinados a ajudar as equipes a colaborar e fazer o trabalho. As equipes precisam formar, se organizar, coletar recursos e trabalhar, iterar e aperfeiçoar seu trabalho, e entregar esse trabalho.Geralmente, espaços projetados para apoiar equipes incluem algum tipo de chat e compartilhamento de documentos. Isso permite que as equipes conversem sobre as coisas e desenvolvam conteúdo em conjunto. Espaços de equipe avançados podem incluir calendários, e alguns também incluem gerenciamento de Tarefas. Note – se, no entanto, que as melhores ferramentas de gestão de Tarefas tendem a ser soluções pontuais-ferramentas que são vendidas separadamente e não são integradas com outras características ou plataformas importantes.

os espaços de equipa podem ser utilizados para projectos específicos ou, por vezes, para o trabalho em curso de equipas permanentes. A equipe de marketing, por exemplo, pode ter vários espaços de projeto e um espaço de equipe global para ajudar a planejar e comunicar em um nível superior.

6. Gerenciamento de Tarefas

a geração atual de ferramentas de gerenciamento de Tarefas é um enorme alívio para qualquer um que já usou o projeto Microsoft. O problema que permanece, no entanto, é que poucos deles estão bem integrados em outras ferramentas, e têm uma tendência para se tornarem seus próprios silos.

você provavelmente vai precisar de todas estas ferramentas por diferentes razões em momentos diferentes. Serão usados de forma diferente por pessoas diferentes, mas são todos essenciais. O problema que você precisa evitar é transformar cada um em seu próprio silo de comunicações. Você quer ou uma solução que irá cobrir tudo e fazê-lo bem, ou você precisa de um par de soluções que se encaixam perfeitamente. Você precisa ser capaz de ter um único perfil para os usuários. Precisas de um único sinal, e uma única busca para encontrar quem e o que procuras.Interessado nas melhores ferramentas de comunicação interna?

ferramentas correspondentes às necessidades

aqui está uma tabela que analisa o problema ao contrário. Dadas as várias necessidades de comunicação que as pessoas têm em sua organização, como você melhor preenchê-las?

A ferramenta certa, geralmente, depende de circunstâncias, o que muitas vezes significa julgamento, ou como mencionamos anteriormente, os bons hábitos.

um pouco sobre hábitos e intenções

Como dissemos no início, boas comunicações dependem de três coisas. As ferramentas certas, as intenções certas e os hábitos certos. Vou abordar brevemente os hábitos e intenções. Boas comunicações dependem de um desejo genuíno de transparência, colaboração e relacionamentos significativos. Menos intenções levam a menos comunicações.Os hábitos são mais complicados. Grandes comunicações dependem de expectativas claras e compartilhadas sobre o que é comunicado, quando e onde. Isso garante que estou compartilhando o que precisa ser compartilhado e ouvindo o que precisa ser escutado. Os bons hábitos de comunicação garantem às pessoas uma compreensão partilhada da forma como trabalhamos em conjunto. Isto é o que faz grandes equipes parecerem tão facilmente coordenadas e imbuídas de “as coisas certas”.

a maioria dos hábitos leva tempo para construir e desenvolver. Uma vez que uma comunidade de pessoas constrói hábitos fortes e compartilhados, eles se tornam uma parte importante da cultura. Uma boa cultura forte e bons hábitos fortes são os principais contribuintes para bons lucros fortes. As ferramentas certas ajudam a fazer com que esses hábitos e intenções se sintam naturais e universais para todos na organização.