De 6 essentiële interne communicatiemiddelen

er zijn momenteel veel instrumenten op de markt voor interne communicatie. Hebben we ze echt allemaal nodig? Hoe evalueren we welke producten we nodig hebben en wanneer?

interne communicatie is een grote term. Het verwijst naar alle communicatie die binnen een organisatie plaatsvindt. En het is belangrijk.

ongeacht de grootte van uw organisatie of wat zij doet, communicatie is essentieel voor planning, het opbouwen van capaciteiten en competenties, operaties, productiviteit, en niet minder dringend voor het uitlijnen van teams, en het opbouwen van het soort bedrijfscultuur dat uitmuntendheid in alle dingen bereikt en ondersteunt.Goede communicatie maakt een groot verschil in een bedrijf. Het is sterk gecorreleerd met betrokkenheid van medewerkers, responsiviteit, productiviteit en succes. Om een geweldige communicatieomgeving te hebben, heb je de juiste tools, de juiste intenties en de juiste gewoonten nodig.

het gebruik van de verkeerde tool voor de taak verspilt tijd, frustreert mensen, en stuurt ze naar bijna elk alternatief – meestal e-mail, of erger, externe consumententools die niet door het, het creëren van silo ‘ s van gegevens die verloren gaan in de tijd. We zullen niet eens ingaan op de veiligheidsproblemen die op die manier worden gecreëerd.

de juiste tools

wat voor tools hebt u nodig voor goede interne communicatie? Er zijn (te) veel available.In uw organisatie, u zult een breed scala aan soorten communicatie.

je hebt aankondigingen voor de hele organisatie, je hebt teamgebaseerde samenwerking, je hebt proces-en statuscommunicatie, en je hebt het soort constant dagelijks geruis dat een organisatie en een gemeenschap definieert en ondersteunt.

deze verschillende soorten communicatie vereisen werkelijk verschillende, zij het vaak overlappende mogelijkheden. Hier is een snelle blik op de soorten tools die u wilt en waarom.

1. Streams

een stream is een open-participatieforum in vrije vorm voor korte updates. Twitter is de meest bekende publieke stream, en ik ben een grote fan. Binnen de organisatie helpen streams mensen om verbonden te blijven met de sfeer van de organisatie. Ze helpen mensen “hardop te werken”, vragen te stellen en mensen te laten weten wat er aan de hand is. Een geweldig gebruik voor streams is collega ’s die collega’ s roepen voor geweldig werk. Een stream helpt een levendige gemeenschap van peers verbonden te houden.

in grotere organisaties moet u ervoor zorgen dat u de mogelijkheid hebt om de stream te filteren, zodat het volume van berichten niet overweldigend is en individuen zich kunnen concentreren op wat voor hen interessant is.

2. Chat

Als u Instant Messenger of Skype hebt gebruikt, dan weet u waarom chatten nuttig is voor snelle 1-1 of kleine groep communicatie. Het is een geweldige manier om een kwestie te controleren: “Hey, Jules, als we voor Acme gaan, veroorzaakt dat problemen voor jou? of Jim, kunnen we de vergadering verplaatsen naar 3?”of” Chris, wat vind je van dit ontwerp?”. Chat is een geweldige plek voor snelle, gratis communicatie en feedback. Maar, terwijl u documenten kunt delen, chat is een zeer slechte plek om te krijgen en te blijven georganiseerd of documenten te verspreiden.

3. Nieuws

nieuws is het hart van de organisatie. Het betekent dat iedereen een gemeenschappelijk contactpunt heeft met de organisatie. Het helpt mensen zich op één lijn te voelen rond een gemeenschappelijke reeks voorwaarden en prioriteiten. Het is een perfecte plek voor leiderschap om gezien en gehoord te worden. Het is een geweldige plek om grote overwinningen te vieren en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat de prioriteiten vooruit gaan. Nieuws is zo veel beter dan e-mail voor dit om zoveel redenen. Een goed nieuws feature is visueel en ondersteunt discussie en Q&A. Je kunt zien hoe populair het is door hoeveel mensen het hebben gelezen.

met een functie voor goed nieuws kunt u ook belangrijke dingen communiceren met subsets van de organisatie, zodat u de klantenservice niet hoeft te vervelen met de nieuwe verkoopquotastrategie of marketing met het nieuwe onderhoudsplan.

4. Document sharing and library

veel werk wordt gepubliceerd als een document, presentatie, spreadsheet, video of een andere vorm van inhoud. Deze documenten worden meestal gemaakt door teams van mensen die samenwerken. Andere mensen zullen deze documenten op een bepaald moment nu of in de toekomst nodig hebben.

of u nu op zoek bent naar beleid, procedures, functiebeschrijvingen, businessplannen of marketingcampagnes, u hebt een bibliotheek nodig. Dit is de plaats waar wanneer een team klaar is met het maken van een document, en de belanghebbenden het allemaal hebben goedgekeurd, het kan worden aangewezen als de uiteindelijke referentie.

een goede bibliotheek heeft zowel rechten als versiebeheer, zodat u altijd weet dat u de juiste mensen hebt die naar de juiste documenten kijken.

5. Team spaces

Team spaces zijn bedoeld om teams te helpen samenwerken en werk gedaan te krijgen. Teams moeten zich vormen, organiseren, middelen verzamelen en werken, hun werk herhalen en verfijnen en dat werk leveren.

in het algemeen bevatten ruimtes die bedoeld zijn om teams te ondersteunen een soort van chatten en delen van documenten. Dit stelt teams in staat om dingen uit te praten en samen content te ontwikkelen. Geavanceerde team spaces kunnen agenda ‘ s bevatten, en een paar zullen ook Taakbeheer bevatten. Opgemerkt moet worden, echter, dat de betere Taakbeheer tools hebben de neiging om punt oplossingen-tools die afzonderlijk worden verkocht en zijn niet geïntegreerd met andere belangrijke functies of platforms.

teamruimtes kunnen worden gebruikt voor specifieke projecten, of soms het lopende werk van vaste teams. Het marketingteam kan bijvoorbeeld meerdere projectruimtes en één wereldwijde teamruimte hebben om te helpen plannen en communiceren op een hoger niveau.

6. Taakbeheer

de huidige generatie tools voor taakbeheer is een enorme opluchting voor iedereen die ooit Microsoft Project heeft gebruikt. Het probleem blijft echter dat weinig van deze goed geïntegreerd zijn in andere instrumenten, en de neiging hebben om hun eigen silo ‘ s te worden.

u hebt waarschijnlijk al deze tools nodig om verschillende redenen op verschillende tijdstippen. Ze zullen verschillend gebruikt worden door verschillende mensen, maar ze zijn allemaal essentieel. Het probleem dat u moet vermijden is het veranderen van elk in zijn eigen communicatiesilo. Je wilt één oplossing die alles dekt en het goed doet, of je hebt een paar oplossingen nodig die naadloos bij elkaar passen. Je moet in staat zijn om een enkel profiel voor gebruikers. Je hebt één teken nodig, en één zoekopdracht om te vinden wie en wat je zoekt.

geïnteresseerd in de beste interne communicatiemiddelen?

Gereedschap aanpassen aan behoeften

hier is een tabel die het probleem andersom bekijkt. Gezien de verschillende communicatiebehoeften die mensen in uw organisatie hebben, hoe vul je ze het beste in?

de juiste tool is meestal afhankelijk van omstandigheden, wat vaak betekent oordeel, of zoals we eerder vermeld, goede gewoonten.

een beetje over gewoontes en intenties

zoals we aan het begin al zeiden, hangt goede communicatie af van drie dingen. Het juiste gereedschap, de juiste intenties en de juiste gewoontes. Ik zal hier heel kort de gewoontes en intenties bespreken. Goede communicatie hangt af van een oprecht verlangen naar transparantie, samenwerking en zinvolle relaties. Minder intenties leiden tot minder communicatie.

gewoonten zijn lastiger. Goede communicatie is afhankelijk van duidelijke, gedeelde verwachtingen over wat wordt gecommuniceerd, wanneer en waar. Dit zorgt ervoor dat ik deel wat moet worden gedeeld en luister naar wat moet worden beluisterd. Goede communicatiegewoonten zorgen ervoor dat mensen een gedeeld begrip hebben van hoe we samenwerken. Dit is wat maakt grote teams lijken zo moeiteloos gecoördineerd en doordrenkt met “de juiste dingen”.

de meeste gewoontes hebben tijd nodig om te bouwen en te ontwikkelen. Zodra een gemeenschap van mensen sterke, gedeelde gewoonten opbouwt, worden ze een belangrijk onderdeel van de cultuur. Een goede sterke cultuur en goede sterke gewoonten zijn belangrijke bijdragen aan goede sterke winsten. De juiste tools helpen deze gewoonten en intenties natuurlijk en universeel te laten aanvoelen voor iedereen in de organisatie.