De 6 essensielle interne kommunikasjonsverktøyene

det finnes mange verktøy på markedet i dag for intern kommunikasjon. Trenger vi virkelig alle sammen? Hvordan vurderer vi hvilke produkter vi trenger og når?

Intern kommunikasjon er et stort begrep. Det refererer til all kommunikasjon som foregår i en organisasjon. Og det er viktig.

uansett hvilken størrelse organisasjonen din er, eller hva den gjør, er kommunikasjon avgjørende for planlegging, bygging av evner og kompetanse, drift, produktivitet og ikke mindre presserende for å samkjøre lag og bygge den typen bedriftskultur som oppnår og opprettholder fortreffelighet i alle ting.

God kommunikasjon gjør en stor forskjell i et selskap. Det er svært korrelert med ansattes engasjement, respons, produktivitet og suksess. For å ha et godt kommunikasjonsmiljø trenger du de riktige verktøyene, de riktige intensjonene og de riktige vanene.

Bruk av feil verktøy for jobben kaster bort tid, frustrerer folk og sender dem til nesten ethvert alternativ – vanligvis e-post, eller verre, eksterne forbrukerverktøy som ikke er sanksjonert AV det, og skaper siloer av data som går tapt over tid. Vi vil ikke engang ta på sikkerhetsproblemer som blir opprettet på den måten.

de riktige verktøyene

Hva slags verktøy trenger du for god intern kommunikasjon? Det er (for) mange available.In din organisasjon, vil du ha et bredt spekter av typer kommunikasjon.

du vil ha kunngjøringer for hele organisasjonen, du vil ha teambasert samarbeid, du vil ha prosess-og statuskommunikasjon, og du vil ha den typen konstant daglig murmur og buzz som definerer og opprettholder en organisasjon og et fellesskap.

de forskjellige typer kommunikasjon krever virkelig forskjellige, om ofte overlappende evner. Her er en rask titt på hva slags verktøy du vil ha og hvorfor.

1. Streams

en stream er en fri form, åpen deltakelse forum for korte oppdateringer. Twitter er den mest kjente offentlige strømmen, og jeg er en stor fan. Inne i organisasjonen, bekker hjelpe folk holde kontakten med vibe av organisasjonen. De hjelper folk å «jobbe høyt», stille spørsmål, og la folk få vite hva som skjer. En stor bruk for bekker er kolleger ringer ut kolleger for godt arbeid. En strøm bidrar til å holde et levende fellesskap av jevnaldrende tilkoblet.

i større organisasjoner vil du sørge for at du har muligheten til å filtrere strømmen slik at volumet av innlegg ikke er overveldende, og enkeltpersoner kan fokusere på det som er interessant for dem.

2. Chat

hvis Du har brukt Instant Messenger eller Skype, så vet du hvorfor chat er nyttig for rask 1-1 eller liten gruppe kommunikasjon. Det er en fin måte å sjekke inn på et problem: «Hei, Jules, hvis Vi går Med Acme, forårsaker det noen problemer for deg?»Eller» Jim, Kan vi flytte møtet til 3?»Eller» Chris, hva synes Du om dette utkastet?». Chat er et flott sted for rask, fri kommunikasjon og tilbakemeldinger. Men mens du kan dele dokumenter, er chat et svært dårlig sted å få og holde orden eller distribuere dokumenter.

3. Nyheter

Nyheter er hjertet av organisasjonen. Det betyr at alle har et felles kontaktpunkt med organisasjonen. Det hjelper folk til å føle seg justert rundt et felles sett med forhold og prioriteringer. Det er et perfekt sted for lederskap å bli sett og hørt. Det er et flott sted å feire store gevinster og sørge for at alle vet hva prioriteringene går fremover. Nyheter er så mye bedre enn e-post for dette for så mange grunner. En god nyhetsfunksjon er visuell og støtter diskusjon Og Q& A. Du kan se hvor populær det er av hvor mange som har lest det.

en god nyhetsfunksjon lar deg kommunisere viktige ting til undergrupper av organisasjonen også, slik at du ikke trenger å kjede kundeservice med den nye salgskvotestrategien eller markedsføring med den nye vedlikeholdsplanen.

4. Dokumentdeling og bibliotek

mye arbeid publiseres som dokument, presentasjon, regneark, video eller annen form for innhold. Og disse dokumentene er vanligvis laget av team av mennesker som jobber sammen. Andre mennesker vil trenge disse dokumentene på et tidspunkt nå eller i fremtiden.

Enten du leter etter retningslinjer, prosedyrer, stillingsbeskrivelser, forretningsplaner eller markedsføringskampanjer, trenger du et bibliotek. Dette er stedet at når et team er ferdig med å lage et dokument, og interessentene har alle godkjent det, kan det bli utpekt som den endelige referansen.

et godt bibliotek vil ha både tillatelser og versjonskontroll, slik at du alltid vet at du har de riktige personene som ser på de riktige dokumentene.

5. Team spaces

Team spaces er ment å hjelpe team samarbeide og få arbeidet gjort. Team trenger å danne, få organisert, samle ressurser og arbeid, iterere og foredle sitt arbeid, og levere det arbeidet.

vanligvis inkluderer mellomrom som er utformet for å støtte team, en slags chat og dokumentdeling. Dette gjør at lagene kan snakke ut ting og utvikle innhold sammen. Avanserte team mellomrom kan inkludere kalendere, og noen vil også inkludere oppgavebehandling. Det skal imidlertid bemerkes at de bedre oppgavestyringsverktøyene pleier å være punktløsninger-verktøy som selges separat og ikke er integrert med andre viktige funksjoner eller plattformer.

team spaces kan brukes til spesifikke prosjekter, eller noen ganger det pågående arbeidet til faste team. Markedsføringsteamet kan for eksempel ha flere prosjektområder og ett globalt teamområde for å planlegge og kommunisere på et høyere nivå.

6. Oppgavebehandling

den nåværende generasjonen av verktøy for oppgavebehandling er en stor lettelse for alle Som noen gang har brukt Microsoft Project. Problemet som gjenstår er imidlertid at få av disse er godt integrert i andre verktøy, og har en tendens til å bli sine egne siloer.

du trenger sannsynligvis alle disse verktøyene av forskjellige grunner til forskjellige tider. De vil bli brukt forskjellig av forskjellige mennesker, men de er alle viktige. Problemet du trenger for å unngå er å snu hver til sin egen kommunikasjon silo. Du vil enten en løsning som vil dekke alle og gjøre det bra, eller du trenger et par løsninger som vil passe sammen sømløst. Du må kunne ha en enkelt profil for brukere. Du trenger enkel pålogging, og et enkelt søk for å finne hvem og hva du leter etter.

interessert i de beste interne kommunikasjonsverktøyene?

Matchende verktøy til behov

her er et bord som ser på problemet omvendt. Gitt de ulike kommunikasjonsbehovene folk har i organisasjonen, hvordan fyller du dem best?

det riktige verktøyet avhenger vanligvis av omstendigheter, som ofte betyr dømmekraft, eller som vi nevnte tidligere, gode vaner.

litt om vaner og intensjoner

som vi sa i begynnelsen, er god kommunikasjon avhengig av tre ting. De riktige verktøyene, de riktige intensjonene og de riktige vanene. Jeg vil ta opp vaner og intensjoner veldig kort her. God kommunikasjon er avhengig av et genuint ønske om åpenhet, samarbeid og meningsfulle relasjoner. Mindre intensjoner fører til mindre kommunikasjon.

Vaner er vanskeligere. God kommunikasjon avhenger av klare, delte forventninger om hva som kommuniseres, når og hvor. Dette sikrer at jeg deler det som må deles og lytter etter hva som må lytte til. Gode kommunikasjonsvaner sikrer at folk har en felles forståelse av hvordan vi jobber sammen. Dette er det som gjør at gode lag virker så uanstrengt koordinert og gjennomsyret av «De Riktige Tingene».

de fleste vaner tar tid å bygge og utvikle seg. Når et fellesskap av mennesker bygger sterke, delte vaner, blir de en viktig del av kulturen. En god sterk kultur og gode sterke vaner er viktige bidragsytere til god sterk fortjeneste. De riktige verktøyene bidrar til at disse vanene og intensjonene føles naturlige og universelle for alle i organisasjonen.