I 6 strumenti essenziali di comunicazione interna

Ci sono molti strumenti sul mercato oggi per le comunicazioni interne. Abbiamo davvero bisogno di tutti loro? Come valutiamo quali prodotti abbiamo bisogno e quando?

Le comunicazioni interne sono un termine importante. Si riferisce a tutta la comunicazione che va avanti all’interno di un’organizzazione. Ed è importante.

Non importa quale sia la dimensione della tua organizzazione o cosa faccia, la comunicazione è essenziale per la pianificazione, la creazione di capacità e competenze, operazioni, produttività e non meno urgente per allineare i team e costruire il tipo di cultura aziendale che raggiunge e sostiene l’eccellenza in tutte le cose.

La grande comunicazione fa una grande differenza in un’azienda. È altamente correlato con il coinvolgimento dei dipendenti, la reattività, la produttività e il successo. Per avere un grande ambiente di comunicazione, hai bisogno degli strumenti giusti, delle giuste intenzioni e delle giuste abitudini.

Utilizzare lo strumento sbagliato per il lavoro fa perdere tempo, frustra le persone e le invia a quasi tutte le alternative, di solito e – mail o, peggio, strumenti di consumo esterni non autorizzati dall’IT, creando silos di dati che si perdono nel tempo. Non toccheremo nemmeno i problemi di sicurezza che vengono creati in questo modo.

Gli strumenti giusti

Di che tipo di strumenti hai bisogno per una grande comunicazione interna? Ci sono (troppo) molti available.In la vostra organizzazione, avrete una vasta gamma di tipi di comunicazioni.

Avrai annunci per l’intera organizzazione, avrai una collaborazione basata sul team, avrai comunicazioni di processo e di stato e avrai il tipo di mormorio e ronzio quotidiano costante che definisce e sostiene un’organizzazione e una comunità.

Questi diversi tipi di comunicazioni richiedono davvero capacità diverse, se spesso sovrapposte. Ecco un rapido sguardo al tipo di strumenti che si vorrà e perché.

1. Streams

Un stream è un forum a partecipazione libera e aperta per brevi aggiornamenti. Twitter è il flusso pubblico più noto, e io sono un grande fan. All’interno dell’organizzazione, i flussi aiutano le persone a rimanere in contatto con l’atmosfera dell’organizzazione. Aiutano le persone a “lavorare ad alta voce”, fare domande e far sapere cosa sta succedendo. Un grande uso per i flussi sono i colleghi che chiamano i colleghi per un grande lavoro. Un flusso aiuta a mantenere una vivace comunità di coetanei connessi.

Nelle organizzazioni più grandi, ti consigliamo di assicurarti di avere la possibilità di filtrare il flusso in modo che il volume dei post non sia travolgente e gli individui possano concentrarsi su ciò che è interessante per loro.

2. Chat

Se hai utilizzato Instant Messenger o Skype, allora sai perché la chat è utile per una rapida comunicazione 1-1 o in piccoli gruppi. È un ottimo modo per controllare un problema: “Ehi, Jules, se andiamo con Acme, questo ti causa qualche problema?”o” Jim, possiamo spostare la riunione a 3?”o” Chris, cosa ne pensi di questa bozza?”. Chat è un luogo ideale per una rapida, comunicazione gratuita e feedback. Ma, mentre è possibile condividere documenti, la chat è un posto molto povero per ottenere e rimanere organizzati o distribuire documenti.

3. News

News è il cuore dell’organizzazione. Significa che tutti hanno un punto di contatto comune con l’organizzazione. Aiuta le persone a sentirsi allineate attorno a un insieme comune di condizioni e priorità. E ‘ un luogo perfetto per la leadership di essere visto e sentito. È un ottimo posto per celebrare grandi vittorie e assicurarsi che tutti sappiano quali sono le priorità in futuro. Notizie è molto meglio di e-mail per questo per tante ragioni. Una buona funzionalità di notizie è visiva e supporta la discussione e Q&A. Puoi vedere quanto è popolare da quante persone l’hanno letto.

Una funzione di buona notizia ti consente di comunicare anche cose importanti ai sottoinsiemi dell’organizzazione, quindi non è necessario annoiare il servizio clienti con la nuova strategia di quota di vendita o il marketing con il nuovo piano di manutenzione.

4. Condivisione documenti e libreria

Un sacco di lavoro viene pubblicato come documento, presentazione, foglio di calcolo, video o qualche altro tipo di contenuto. E questi documenti sono di solito creati da squadre di persone che lavorano insieme. Altre persone avranno bisogno di questi documenti ad un certo punto ora o in futuro.

Che tu stia cercando politiche, procedure, descrizioni di lavoro, piani aziendali o campagne di marketing, ciò di cui hai bisogno è una libreria. Questo è il luogo in cui quando un team ha finito di creare un documento e le parti interessate lo hanno approvato, può essere designato come riferimento finale.

Una buona libreria avrà sia le autorizzazioni che il controllo della versione in modo da sapere sempre che hai le persone giuste che guardano i documenti giusti.

5. Spazi team

Gli spazi team sono pensati per aiutare i team a collaborare e a svolgere il lavoro. I team devono formarsi, organizzarsi, raccogliere risorse e lavorare, iterare e perfezionare il proprio lavoro e consegnarlo.

Generalmente, gli spazi progettati per supportare i team includono una sorta di chat e condivisione di documenti. Ciò consente ai team di parlare e sviluppare contenuti insieme. Gli spazi team avanzati possono includere calendari e alcuni includeranno anche la gestione delle attività. Va notato, tuttavia, che i migliori strumenti di gestione delle attività tendono ad essere soluzioni puntuali – strumenti che vengono venduti separatamente e non sono integrati con altre caratteristiche o piattaforme principali.

Gli spazi per team possono essere utilizzati per progetti specifici, o talvolta per il lavoro in corso di team permanenti. Il team di marketing, ad esempio, può avere più spazi di progetto e uno spazio di team globale per aiutare a pianificare e comunicare a un livello superiore.

6. Task management

L’attuale generazione di strumenti di gestione delle attività è un enorme sollievo per chiunque abbia mai utilizzato Microsoft Project. Il problema che rimane tuttavia, è che pochi di questi sono ben integrati in altri strumenti, e hanno la tendenza a diventare il proprio silos.

Probabilmente avrai bisogno di tutti questi strumenti per motivi diversi in momenti diversi. Saranno usati in modo diverso da persone diverse, ma sono tutti essenziali. Il problema che devi evitare è trasformare ciascuno nel proprio silo di comunicazione. Vuoi una soluzione che copra tutto e lo faccia bene, o hai bisogno di un paio di soluzioni che si adattino perfettamente. È necessario essere in grado di avere un singolo profilo per gli utenti. È necessario single sign on, e una singola ricerca per trovare chi e cosa stai cercando.

Sei interessato ai migliori strumenti di comunicazione interna?

Strumenti corrispondenti ai bisogni

Ecco una tabella che esamina il problema al contrario. Date le varie esigenze di comunicazione persone hanno nella vostra organizzazione, come si fa a riempirli meglio?

Lo strumento giusto di solito dipende dalle circostanze, che spesso significa giudizio, o come abbiamo detto prima, buone abitudini.

Un po ‘ di abitudini e intenzioni

Come abbiamo detto all’inizio, una buona comunicazione dipende da tre cose. Gli strumenti giusti, le giuste intenzioni e le giuste abitudini. Affronterò le abitudini e le intenzioni molto brevemente qui. Una buona comunicazione dipende da un genuino desiderio di trasparenza, collaborazione e relazioni significative. Intenzioni minori portano a comunicazioni minori.

Le abitudini sono più complicate. Le grandi comunicazioni dipendono da aspettative chiare e condivise su ciò che viene comunicato, quando e dove. Questo assicura che sto condividendo ciò che deve essere condiviso e l’ascolto di ciò che deve essere ascoltato. Buone abitudini di comunicazione assicurano alle persone una comprensione condivisa di come lavoriamo insieme. Questo è ciò che rende le grandi squadre sembrano così facilmente coordinate e intrise di “Le cose giuste”.

La maggior parte delle abitudini richiede tempo per costruire e svilupparsi. Una volta che una comunità di persone costruisce abitudini forti e condivise, diventano una parte importante della cultura. Una buona cultura forte e buone abitudini forti sono fattori chiave per buoni profitti forti. Gli strumenti giusti aiutano a rendere quelle abitudini e intenzioni naturali e universali per tutti nell’organizzazione.