Les 6 outils essentiels de communication interne

Il existe aujourd’hui de nombreux outils de communication interne sur le marché. Avons-nous vraiment besoin de tous? Comment évaluons-nous les produits dont nous avons besoin et quand?

Les communications internes sont un terme important. Il fait référence à toute la communication qui se passe au sein d’une organisation. Et c’est important.

Quelle que soit la taille de votre organisation ou ce qu’elle fait, la communication est essentielle à la planification, au renforcement des capacités et des compétences, aux opérations, à la productivité et non moins urgente pour aligner les équipes et créer le type de culture d’entreprise qui atteint et soutient l’excellence en toutes choses.

Une bonne communication fait une grande différence dans une entreprise. Il est fortement corrélé à l’engagement, à la réactivité, à la productivité et au succès des employés. Pour avoir un excellent environnement de communication, vous avez besoin des bons outils, des bonnes intentions et des bonnes habitudes.

L’utilisation du mauvais outil pour le travail fait perdre du temps, frustre les gens et les envoie en cours d’exécution vers presque n’importe quelle alternative – généralement des e-mails, ou pire, des outils de consommation externes non autorisés par celui-ci, créant des silos de données qui se perdent avec le temps. Nous n’aborderons même pas les problèmes de sécurité qui se créent de cette façon.

Les bons outils

De quel type d’outils avez-vous besoin pour une excellente communication interne? Il y en a (trop) beaucoup available.In votre organisation, vous aurez une grande variété de types de communications.

Vous aurez des annonces pour toute l’organisation, vous aurez une collaboration en équipe, vous aurez des communications sur les processus et le statut, et vous aurez le genre de murmure et de bourdonnement quotidiens constants qui définissent et soutiennent une organisation et une communauté.

Ces différents types de communications nécessitent vraiment des capacités différentes, voire qui se chevauchent souvent. Voici un aperçu des types d’outils que vous voudrez et pourquoi.

1. Streams

Un stream est un forum libre à participation ouverte pour de courtes mises à jour. Twitter est le flux public le plus connu, et je suis un grand fan. Au sein de l’organisation, les flux aident les gens à rester connectés à l’ambiance de l’organisation. Ils aident les gens à « travailler à haute voix », à poser des questions et à informer les gens de ce qui se passe. Une grande utilité pour les flux est que les collègues appellent leurs collègues pour un excellent travail. Un flux aide à garder une communauté dynamique de pairs connectés.

Dans les grandes organisations, vous voudrez vous assurer d’avoir la possibilité de filtrer le flux afin que le volume de publications ne soit pas écrasant et que les individus puissent se concentrer sur ce qui les intéresse.

2. Chat

Si vous avez utilisé la messagerie instantanée ou Skype, vous savez pourquoi le chat est utile pour une communication rapide en 1-1 ou en petit groupe. C’est un excellent moyen de vérifier un problème: « Hé, Jules, si nous allons avec Acme, cela vous pose-t-il des problèmes? » ou « Jim, pouvons-nous déplacer la réunion à 3? » ou « Chris, que pensez-vous de ce projet? ». Le chat est un endroit idéal pour une communication et des commentaires rapides et gratuits. Mais, alors que vous pouvez partager des documents, le chat est un endroit très pauvre pour obtenir et rester organisé ou distribuer des documents.

3. Actualités

L’actualité est au cœur de l’organisation. Cela signifie que tout le monde a un point de contact commun avec l’organisation. Cela aide les gens à se sentir alignés autour d’un ensemble commun de conditions et de priorités. C’est un endroit idéal pour que le leadership soit vu et entendu. C’est un endroit idéal pour célébrer de grandes victoires et s’assurer que tout le monde sait quelles sont les priorités pour l’avenir. Les nouvelles sont tellement meilleures que le courrier électronique pour cela pour de nombreuses raisons. Une bonne fonctionnalité de nouvelles est visuelle et prend en charge la discussion et Q & A. Vous pouvez voir à quel point elle est populaire par le nombre de personnes qui l’ont lue.

Une fonctionnalité de bonne nouvelle vous permettra également de communiquer des choses importantes aux sous-ensembles de l’organisation, de sorte que vous n’avez pas besoin d’ennuyer le service client avec la nouvelle stratégie de quota de vente ou le marketing avec le nouveau plan de maintenance.

4. Partage de documents et bibliothèque

Beaucoup de travail est publié sous forme de document, de présentation, de feuille de calcul, de vidéo ou de tout autre type de contenu. Et ces documents sont généralement créés par des équipes de personnes travaillant ensemble. D’autres personnes auront besoin de ces documents à un moment donné maintenant ou à l’avenir.

Que vous recherchiez des politiques, des procédures, des descriptions de poste, des plans d’affaires ou des campagnes marketing, vous avez besoin d’une bibliothèque. C’est l’endroit où lorsqu’une équipe a fini de créer un document et que les parties prenantes l’ont tous approuvé, il peut être désigné comme référence finale.

Une bonne bibliothèque aura à la fois des autorisations et un contrôle de version afin que vous sachiez toujours que vous avez les bonnes personnes qui regardent les bons documents.

5. Espaces d’équipe

Les espaces d’équipe sont destinés à aider les équipes à collaborer et à faire le travail. Les équipes doivent se former, s’organiser, collecter des ressources et travailler, itérer et affiner leur travail, et livrer ce travail.

Généralement, les espaces conçus pour soutenir les équipes incluent une sorte de chat et de partage de documents. Cela permet aux équipes de discuter et de développer du contenu ensemble. Les espaces d’équipe avancés peuvent inclure des calendriers, et quelques-uns incluront également la gestion des tâches. Il convient cependant de noter que les meilleurs outils de gestion des tâches ont tendance à être des solutions ponctuelles – des outils vendus séparément et qui ne sont pas intégrés à d’autres fonctionnalités ou plates-formes majeures.

Les espaces d’équipe peuvent être utilisés pour des projets spécifiques, ou parfois pour le travail en cours d’équipes permanentes. L’équipe marketing, par exemple, peut avoir plusieurs espaces de projet et un espace d’équipe mondial pour aider à planifier et à communiquer à un niveau supérieur.

6. Gestion des tâches

La génération actuelle d’outils de gestion des tâches est un énorme soulagement pour tous ceux qui ont déjà utilisé Microsoft Project. Le problème qui reste cependant, c’est que peu d’entre eux sont bien intégrés dans d’autres outils et ont tendance à devenir leurs propres silos.

Vous aurez probablement besoin de tous ces outils pour différentes raisons à différents moments. Ils seront utilisés différemment par différentes personnes, mais ils sont tous essentiels. Le problème que vous devez éviter est de transformer chacun en son propre silo de communication. Vous voulez soit une solution qui couvrira tout et le fera bien, soit vous avez besoin de quelques solutions qui s’intégreront parfaitement. Vous devez pouvoir avoir un seul profil pour les utilisateurs. Vous avez besoin d’une seule connexion et d’une seule recherche pour trouver qui et ce que vous recherchez.

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Outils de correspondance aux besoins

Voici un tableau qui examine le problème dans l’autre sens. Compte tenu des différents besoins de communication que les gens ont dans votre organisation, comment les combler au mieux?

Le bon outil dépend généralement des circonstances, ce qui signifie souvent un jugement ou, comme nous l’avons mentionné précédemment, de bonnes habitudes.

Un peu sur les habitudes et les intentions

Comme nous l’avons dit au début, une bonne communication dépend de trois choses. Les bons outils, les bonnes intentions et les bonnes habitudes. Je vais aborder les habitudes et les intentions très brièvement ici. Une bonne communication dépend d’un véritable désir de transparence, de collaboration et de relations significatives. Des intentions moindres conduisent à des communications moindres.

Les habitudes sont plus délicates. Une bonne communication dépend d’attentes claires et partagées sur ce qui est communiqué, quand et où. Cela m’assure de partager ce qui doit être partagé et d’écouter ce qui doit être écouté. De bonnes habitudes de communication garantissent aux gens une compréhension commune de la façon dont nous travaillons ensemble. C’est ce qui fait que les grandes équipes semblent si facilement coordonnées et imprégnées des « Bonnes choses ».

La plupart des habitudes prennent du temps à se construire et à se développer. Une fois qu’une communauté de personnes construit des habitudes fortes et partagées, elles deviennent une partie importante de la culture. Une bonne culture forte et de bonnes habitudes fortes sont des contributeurs clés à de bons profits solides. Les bons outils aident à rendre ces habitudes et ces intentions naturelles et universelles pour tous les membres de l’organisation.