Las 6 herramientas esenciales de comunicación interna

Hay muchas herramientas en el mercado hoy en día para las comunicaciones internas. ¿Realmente los necesitamos a todos? ¿Cómo evaluamos qué productos necesitamos y cuándo?

Las comunicaciones internas son un término importante. Se refiere a toda la comunicación que tiene lugar dentro de una organización. Y es importante.

No importa el tamaño de su organización o lo que haga, la comunicación es esencial para la planificación, la creación de capacidades y competencias, las operaciones, la productividad y, no menos urgente, para alinear equipos y construir el tipo de cultura corporativa que logre y mantenga la excelencia en todas las cosas.

Las grandes comunicaciones marcan una gran diferencia en una empresa. Está altamente correlacionado con el compromiso de los empleados, la capacidad de respuesta, la productividad y el éxito. Para tener un excelente entorno de comunicación, necesita las herramientas adecuadas, las intenciones correctas y los hábitos correctos.

Usar la herramienta incorrecta para el trabajo desperdicia tiempo, frustra a las personas y las envía corriendo a casi cualquier alternativa, generalmente correo electrónico o, peor aún, herramientas externas de consumo no autorizadas por TI, creando silos de datos que se pierden con el tiempo. Ni siquiera tocaremos los problemas de seguridad que se crean de esa manera.

Las herramientas adecuadas

¿Qué tipo de herramientas necesita para una excelente comunicación interna? Hay (demasiado) muchos available.In su organización, tendrá una amplia variedad de tipos de comunicaciones.

Tendrá anuncios para toda la organización, tendrá colaboración basada en equipos, tendrá comunicaciones de proceso y estado, y tendrá el tipo de murmullo y zumbido diario constante que define y sostiene una organización y una comunidad.

Esos diferentes tipos de comunicaciones realmente requieren capacidades diferentes, aunque a menudo superpuestas. Aquí tienes un vistazo rápido a los tipos de herramientas que querrás y por qué.

1. Streams

Un stream es un foro de participación abierta y de forma libre para actualizaciones breves. Twitter es la transmisión pública más conocida, y soy un gran fan. Dentro de la organización, las transmisiones ayudan a las personas a mantenerse conectadas con el ambiente de la organización. Ayudan a las personas a «trabajar en voz alta», hacer preguntas y hacerles saber lo que está pasando. Un gran uso para las transmisiones es llamar a colegas para que hagan un gran trabajo. Una transmisión ayuda a mantener conectada a una comunidad vibrante de compañeros.

En organizaciones más grandes, querrás asegurarte de tener la capacidad de filtrar la transmisión para que el volumen de publicaciones no sea abrumador y las personas puedan centrarse en lo que les interesa.

2. Chat

Si has utilizado Mensajería Instantánea o Skype, entonces sabes por qué el chat es útil para una comunicación rápida en 1-1 o en grupos pequeños. Es una gran manera de verificar un problema: «Oye, Jules, si vamos con Acme, ¿eso causa algún problema para ti?»o» Jim, ¿podemos mover la reunión a las 3?»o» Chris, ¿qué opinas de este borrador?». El chat es un gran lugar para una comunicación y retroalimentación rápida y gratuita. Pero, si bien puede compartir documentos, el chat es un lugar muy pobre para obtener y mantenerse organizado o distribuir documentos.

3. Noticias

Las noticias son el corazón de la organización. Significa que todos tienen un punto de contacto común con la organización. Ayuda a las personas a sentirse alineadas en torno a un conjunto común de condiciones y prioridades. Es un lugar perfecto para que el liderazgo sea visto y escuchado. Es un gran lugar para celebrar grandes victorias y asegurarse de que todos sepan cuáles son las prioridades a seguir. Las noticias son mucho mejores que el correo electrónico para esto por muchas razones. Una característica de buenas noticias es visual y admite discusión y Q& A. Puede ver cuán popular es por cuántas personas la han leído.

Una función de buenas noticias también le permitirá comunicar cosas importantes a subconjuntos de la organización, por lo que no necesita aburrir el servicio al cliente con la nueva estrategia de cuotas de ventas ni el marketing con el nuevo plan de mantenimiento.

4. Intercambio de documentos y biblioteca

Se publica mucho trabajo como documento, presentación, hoja de cálculo, vídeo o algún otro tipo de contenido. Y estos documentos generalmente son creados por equipos de personas que trabajan juntas. Otras personas necesitarán estos documentos en algún momento ahora o en el futuro.

Ya sea que esté buscando políticas, procedimientos, descripciones de puestos, planes de negocios o campañas de marketing, lo que necesita es una biblioteca. Este es el lugar en el que cuando un equipo termina de crear un documento, y todos los interesados lo han aprobado, puede designarse como referencia final.

Una buena biblioteca tendrá permisos y control de versiones para que siempre sepa que tiene a las personas adecuadas mirando los documentos correctos.

5. Espacios de equipo

Los espacios de equipo están diseñados para ayudar a los equipos a colaborar y realizar el trabajo. Los equipos necesitan formar, organizarse, recopilar recursos y trabajar, iterar y refinar su trabajo, y entregar ese trabajo.

Generalmente, los espacios diseñados para apoyar a los equipos incluyen algún tipo de chat y uso compartido de documentos. Esto permite a los equipos hablar y desarrollar contenido juntos. Los espacios de equipo avanzados pueden incluir calendarios, y algunos también incluirán gestión de tareas. Cabe señalar, sin embargo, que las mejores herramientas de gestión de tareas tienden a ser soluciones puntuales, herramientas que se venden por separado y no están integradas con otras características o plataformas importantes.

Los espacios de equipo se pueden utilizar para proyectos específicos o, a veces, para el trabajo en curso de equipos permanentes. El equipo de marketing, por ejemplo, puede tener varios espacios de proyecto y un espacio de equipo global para ayudar a planificar y comunicarse a un nivel superior.

6. Gestión de tareas

La generación actual de herramientas de gestión de tareas es un gran alivio para cualquiera que haya utilizado Microsoft Project. Sin embargo, el problema que sigue existiendo es que pocos de ellos están bien integrados en otras herramientas y tienden a convertirse en silos propios.

Es probable que necesite todas estas herramientas por diferentes razones en diferentes momentos. Serán utilizados de manera diferente por diferentes personas, pero todos son esenciales. El problema que debe evitar es convertir cada uno en su propio silo de comunicaciones. Desea una solución que cubra todo y lo haga bien,o necesita un par de soluciones que se ajusten a la perfección. Es necesario poder tener un solo perfil para los usuarios. Necesitas un solo inicio de sesión y una sola búsqueda para encontrar a quién y qué estás buscando.

¿Te interesan las mejores herramientas de comunicación interna?

Hacer coincidir las herramientas con las necesidades

Aquí hay una tabla que analiza el problema al revés. Dadas las diversas necesidades de comunicación que tienen las personas en su organización, ¿cuál es la mejor manera de satisfacerlas?

La herramienta adecuada generalmente depende de las circunstancias, lo que a menudo significa juicio, o como mencionamos anteriormente, buenos hábitos.

Un poco sobre hábitos e intenciones

Como dijimos al principio, una buena comunicación depende de tres cosas. Las herramientas correctas, las intenciones correctas y los hábitos correctos. Voy a hablar de hábitos e intenciones muy brevemente aquí. Una buena comunicación depende de un deseo genuino de transparencia, colaboración y relaciones significativas. Las intenciones menores conducen a comunicaciones menores.

Los hábitos son más complicados. Las buenas comunicaciones dependen de expectativas claras y compartidas sobre lo que se comunica, cuándo y dónde. Esto asegura que estoy compartiendo lo que necesita ser compartido y escuchando lo que necesita ser escuchado. Los buenos hábitos de comunicación aseguran que las personas tengan una comprensión compartida de cómo trabajamos juntos. Esto es lo que hace que los grandes equipos parezcan tan coordinados sin esfuerzo e imbuidos de «Lo Correcto».

La mayoría de los hábitos tardan en construirse y desarrollarse. Una vez que una comunidad de personas construye hábitos fuertes y compartidos, se convierten en una parte importante de la cultura. Una buena cultura fuerte y buenos hábitos fuertes son factores clave para obtener buenos beneficios fuertes. Las herramientas adecuadas ayudan a que esos hábitos e intenciones se sientan naturales y universales para todos en la organización.