De 6 Væsentlige interne kommunikationsværktøjer

der er mange værktøjer på markedet i dag til intern kommunikation. Har vi virkelig brug for dem alle? Hvordan vurderer vi, hvilke produkter vi har brug for, og hvornår?

intern kommunikation er et stort udtryk. Det refererer til al den kommunikation, der foregår inden for en organisation. Og det er vigtigt.

uanset hvilken størrelse din organisation er, eller hvad den gør, er kommunikation afgørende for planlægning, opbygning af evner og kompetencer, drift, produktivitet og ikke mindre presserende for at tilpasse teams og opbygge den slags virksomhedskultur, der opnår og opretholder ekspertise i alle ting.

god kommunikation gør en stor forskel i en virksomhed. Det er stærkt korreleret med medarbejderengagement, lydhørhed, produktivitet og succes. For at have et godt kommunikationsmiljø har du brug for de rigtige værktøjer, de rigtige intentioner og de rigtige vaner.

brug af det forkerte værktøj til jobbet spilder tid, frustrerer folk og sender dem løbende til næsten ethvert alternativ – normalt e-mail eller værre, eksterne forbrugerværktøjer, der ikke er sanktioneret af det, hvilket skaber siloer af data, der går tabt over tid. Vi vil ikke engang røre ved de sikkerhedsproblemer, der oprettes på den måde.

de rigtige værktøjer

hvilken slags værktøjer har du brug for stor intern kommunikation? Der er (for) mange available.In din organisation, vil du have en bred vifte af typer af kommunikation.

du får meddelelser for hele organisationen, Du får teambaseret samarbejde, Du får proces-og statuskommunikation, og du får den slags konstante daglige mumling og brummer, der definerer og opretholder en organisation og et samfund.

disse forskellige typer kommunikation kræver virkelig forskellige, hvis ofte overlappende muligheder. Her er et hurtigt kig på de slags værktøjer, du vil have, og hvorfor.

1. Streams

en stream er en fri form, åben deltagelse forum for korte opdateringer. Kvidre er den mest kendte offentlige strøm, og jeg er en stor fan. Inde i organisationen hjælper streams folk med at holde forbindelsen til organisationens stemning. De hjælper folk med at” arbejde højt”, stille spørgsmål og lade folk vide, hvad der foregår. En stor brug for streams er kolleger, der opfordrer kolleger til godt arbejde. En strøm hjælper med at holde et levende samfund af jævnaldrende forbundet.

i større organisationer vil du sikre dig, at du har mulighed for at filtrere strømmen, så mængden af indlæg ikke er overvældende, og enkeltpersoner kan fokusere på, hvad der er interessant for dem.

2. Chat

hvis du har brugt Instant Messenger eller Skype, så ved du, hvorfor chat er nyttigt for hurtig 1-1 eller lille gruppe kommunikation. Det er en fantastisk måde at tjekke ind på et emne: “Hej, Jules, hvis vi går med Acme, forårsager det nogen problemer for dig?”eller” Jim, kan vi flytte mødet til 3?”eller” Chris, Hvad synes du om dette udkast?”. Chat er et fantastisk sted for hurtig, gratis kommunikation og feedback. Men mens du kan dele dokumenter, er chat et meget dårligt sted at få og holde orden eller distribuere dokumenter.

3. Nyheder

nyheder er hjertet i organisationen. Det betyder, at alle har et fælles berøringspunkt med organisationen. Det hjælper folk med at føle sig tilpasset omkring et fælles sæt betingelser og prioriteter. Det er et perfekt sted for lederskab at blive set og hørt. Det er et godt sted at fejre store sejre og sørge for, at alle ved, hvad prioriteterne går fremad. Nyheder er så meget bedre end e-mail til dette af så mange grunde. En god nyhedsfunktion er visuel og understøtter diskussion og spørgsmål&A. Du kan se, hvor populær det er af, hvor mange mennesker der har læst det.

en god nyhedsfunktion giver dig også mulighed for at kommunikere vigtige ting til undergrupper af organisationen, så du ikke behøver at kede kundeservice med den nye salgskvotestrategi eller markedsføring med den nye vedligeholdelsesplan.

4. Dokumentdeling og bibliotek

meget arbejde udgives som et dokument, præsentation, regneark, video eller anden form for indhold. Og disse dokumenter oprettes normalt af hold af mennesker, der arbejder sammen. Andre mennesker har brug for disse dokumenter på et tidspunkt nu eller i fremtiden.

uanset om du leder efter politikker, procedurer, jobbeskrivelser, forretningsplaner eller marketingkampagner, hvad du har brug for er et bibliotek. Dette er stedet, at når et team er færdig med at oprette et dokument, og interessenterne alle har godkendt det, kan det betegnes som den endelige reference.

et godt bibliotek har både tilladelser og versionskontrol, så du altid ved, at du har de rigtige mennesker, der ser på de rigtige dokumenter.

5. Team spaces

Team spaces er beregnet til at hjælpe teams med at samarbejde og få arbejdet gjort. Teams har brug for at danne, få organiseret, indsamle ressourcer og arbejde, gentage og forfine deres arbejde, og levere det arbejde.

generelt inkluderer rum designet til at understøtte teams en slags chat og dokumentdeling. Dette giver teams mulighed for at tale tingene ud og udvikle indhold sammen. Avancerede teamrum kan omfatte kalendere, og nogle få vil også omfatte opgavestyring. Det skal dog bemærkes, at de bedre opgavestyringsværktøjer har tendens til at være punktløsninger – værktøjer, der sælges separat og ikke er integreret med andre vigtige funktioner eller platforme.

Teamrum kan bruges til specifikke projekter eller undertiden det igangværende arbejde med permanente teams. Marketingteamet kan for eksempel have flere projektrum og et globalt teamrum til at hjælpe med at planlægge og kommunikere på et højere niveau.

6. Opgavestyring

den nuværende generation af opgavestyringsværktøjer er en enorm lettelse for alle, der nogensinde har brugt Microsoft Project. Det problem, der dog er tilbage, er, at få af disse er godt integreret i andre værktøjer og har en tendens til at blive deres egne siloer.

du har sandsynligvis brug for alle disse værktøjer af forskellige årsager på forskellige tidspunkter. De vil blive brugt forskelligt af forskellige mennesker, men de er alle vigtige. Det problem, du skal undgå, er at gøre hver til sin egen kommunikationssilo. Du vil enten have en løsning, der dækker alt og gør det godt, eller du har brug for et par løsninger, der passer perfekt sammen. Du skal kunne have en enkelt profil for brugerne. Du har brug for enkelt tegn på, og en enkelt søgning for at finde hvem og hvad du leder efter.

interesseret i de bedste interne kommunikationsværktøjer?

matchende værktøjer til behov

her er en tabel, der ser på problemet omvendt. I betragtning af de forskellige kommunikationsbehov, som folk har i din organisation, hvordan udfylder du dem bedst?

det rigtige værktøj afhænger normalt af omstændighederne, hvilket ofte betyder dom, eller som vi nævnte tidligere, gode vaner.

lidt om vaner og intentioner

som vi sagde i begyndelsen, afhænger god kommunikation af tre ting. De rigtige værktøjer, de rigtige intentioner og de rigtige vaner. Jeg vil tage fat på vaner og intentioner meget kort her. God kommunikation afhænger af et ægte ønske om gennemsigtighed, samarbejde og meningsfulde relationer. Mindre intentioner fører til mindre kommunikation.

vaner er vanskeligere. God kommunikation afhænger af klare, delte forventninger til, hvad der kommunikeres, hvornår, og hvor. Dette sikrer, at jeg deler det, der skal deles, og lytter efter det, der skal lyttes til. Gode kommunikationsvaner sikrer, at folk har en fælles forståelse af, hvordan vi arbejder sammen. Det er det, der får store hold til at virke så ubesværet koordinerede og gennemsyret af “de rigtige ting”.

de fleste vaner tager tid at opbygge og udvikle. Når et samfund af mennesker bygger stærke, fælles vaner, bliver de en vigtig del af kulturen. En god stærk kultur og gode stærke vaner er vigtige bidragydere til gode stærke overskud. De rigtige værktøjer hjælper med at få disse vaner og intentioner til at føle sig naturlige og universelle for alle i organisationen.